Gestão de Equipes Remotas no Home Office – Como gerir uma equipe eficaz e produtiva e seus desafios

A primeira coisa que quero dizer para você neste artigo é que as dicas aqui não são nada convencionais como outros artigos que ensinam como trabalhar em home office. Eu prometo à você que vou muito além das 5 dicas que todos ensinam. Tudo o que você vai ler aqui são são fruto de uma experiência real e comprovada, de projetos já conduzidos em home office e mantendo alta produtividade produtividade e eficácia.

Com a pandemia do COVID19 a minha equipe toda de 9 pessoas foi obrigada de uma hora para a outra a trabalhar home office, e sem nenhum dia de contato no escritório. Estamos no meio de um projeto crítico que deveria ser entregue em poucas semanas, e o prazo era apertado mesmo com a equipe focada no escritório.

E trabalhando home office, conseguimos entregar este projeto antes do prazo. O que fizemos de extraordinário e que não poderia ser feito no escritório?

No meu home office, eu me perguntei o que deveria fazer para manter a equipe focada, produtiva, comunicativa e ainda concluir tudo dentro do prazo. Foi um grande desafio, mas eu sabia que se fizesse a coisa certa tudo sairia bem. Eu já tinha experiência e sabia como fazer isso, mas este é o maior problema dos gestores que precisam gerir equipes remotas, e que se deparam com a necessidade de trabalhar home office.

O home office hoje não é mais um benefício, é uma necessidade real para manter equipes produtivas, engajadas e com um alto nível de entrega.

Neste artigo eu conto para você as estratégias que usei para tornar a minha equipe mais produtiva, focada e trabalhando totalmente home office e ainda reduzir o trabalho de gestão.

Por onde começar?

Um dos maiores desafios da gestão de equipes remotas, e da gestão de pessoas como um todo, em qualquer tempo é a comunicação. A comunicação sempre foi o calcanhar de aquiles de todas as organizações, e os gestores que se destacam são aqueles que aprendem como se comunicar com eficiência.

Toda comunicação precisa ser clara e objetiva, e isso já era difícil com um time trabalhando na mesma sala, mas agora com equipes remotas, os erros de comunicação se tornaram mais evidentes.

Laptop on a wooden table

Isso aconteceu porque a forma que as pessoas se comunicam mudou, e a comunicação se tornou ainda mais importante.

Antes estávamos acostumados a entender uma pessoa só olhando para ela, este é só um dos exemplos, mas agora precisamos entender as pessoas com as quais trabalhamos de uma outra maneira, porque a forma com que nos comunicamos mudou.

Mas o ponto positivo disso tudo é que se o problema está evidente, então você tem a chance de tratá-lo o quanto antes, sem que ele permaneça oculto por muito tempo. Ray Dalio, gerente de fundos de hedge e filantropo americano que atua como co-diretor de investimentos da mais poderosa empresa de Wall Street recomenda que você descubra o quanto antes aquilo que você não sabe, pois o que permanece oculto será o seu ponto de dor.

A primeira coisa por onde começar é jogar um jogo aberto com o seu time. Estabelecer rapidamente o que é importante para você e para o negócio, quais são os objetivos claros e específicos que vocês devem chegar, mas também é essencial estabelecer o que não é importante.

E você pode fazer isso estabelecendo rapidamente quais são suas premissas, e que seja de conhecimento de todos, para que a equipe saiba o quanto antes como as coisas acontecem, como agir e o que você vai estar esperando.

O próprio Ray Dalio recomendam que estas premissas sejam publicadas em mural para serem de conhecimento de toda a equipe, pois quanto mais aberto você jogar, maior será a eficiência da sua equipe e do projeto que você está conduzindo.

Adicionalmente, é altamente recomendável você apagar da sua mente tudo aquilo que não é importante. Quando você libera a sua mente do que não é importante, os espaços serão preenchido com as coisas que são mais importantes.

A mente é como uma caixa d’água, que deve ser esvaziada para estar cheia de água limpa e potável. E você precisa o quanto antes descobrir aquilo que você ainda não sabe. Porque as suas maiores dores virão de alguma coisa que pode ainda estar oculta. Então você precisa saber o que é importante.

O que é importante?

Este aqui é o ponto onde eu vou discordar de muitos artigos sobre produtividade home office. Mas eu falo com experiência comprovada na gestão de equipes realmente eficazes e produtivas. Desde o princípio eu pensei na balança o que era realmente importante, de tudo o que não tem relevância para o trabalho final e todos os entregáveis do seu time.

Então esqueça os padrões do escritório, pois eles vão trabalhar de pijama, de bermuda, de chinelo, e até de roupa íntima. Como eles estão fazendo não tem a menor importância. Tire o Dress Code do seu radar, e esta recomendação serve também para você. Aqueles artigos que dizem que você deve se arrumar como se fosse para ir ao escritório não tem o menor sentido e pode funcionar para poucas pessoas. Durante o dia o que menos você precisa se preocupar são com as roupas.

Se eu fosse você eu realmente revogaria a obrigatoriedade usar roupas sociais para participar de uma videoconferência com a diretoria. Uma camiseta ou camisa tipo polo pode ser uma boa vestimenta.

Mas isso não quer dizer para você vestir um pijamas ou camiseta rasgada durante uma apresentação, porque uma pessoa desleixada transmite uma mensagem ruim para as outras pessoas em nível inconsciente. Ter estilo transmite uma mensagem positiva e que impacta positivamente o subconsciente das pessoas que trabalham com você. Mas não exagere em qualquer extremo, pois o bom senso é sempre a melhor escolha.

A forma como você se veste não é importante, o mais importante sempre serão as suas entregas.

Esqueça também cobranças por tempo de trabalho. Você nunca vai saber se o seu time está trabalhando, assistindo a Netflix, lendo um livro, jogando um jogo no Xbox ou até fazendo sexo no meio do dia. Mas você pode pedir para eles estarem sempre disponíveis para uma ligação, responder uma mensagem de prontidão no chat ou participar de uma conferência, mas você nunca vai saber se eles vão estar o tempo todo produzido, e por este motivo, esqueça como eles estão fazendo.

O mais importante, o seu ponto de atenção, deve ser os entregáveis.

Nunca cobre eles para ficarem on-line na frente de uma câmera durante o expediente. Esta é uma preocupação que vai tirar o seu foco do objetivo. Esqueça cobranças por tempo de trabalho, não perca o seu tempo com isso, porque o trabalho que você terá para gerenciar é maior que o resultado que você espera.

Esqueça também o horário tradicional das 9 às 18, pois eles vão se sentir mais produtivos em horários alternativos e você também precisa se adaptar a isso. Tudo bem se algumas atividades forem feitas de madrugada por pessoas que preferem estes horários. Fazer uma reunião à noite pode também acontecer, mas é fundamental que você combine o jogo. Você precisa do time jogando reunidos em horários específicos e você deve estabelecer quais são os horários em que todos devem estar conectados.

E você precisa deixar claro quando cada atividade precisa ser concluída, são os entregáveis, e nunca em hipótese alguma negocie um prazo que foi assumido. O time vai se adaptar a esta realidade.

Por este motivo eu recomendo que você estabeleça uma reunião diária em um horário fixo, a chamada daily, onde todo o time terá visibilidade do que todos estão fazendo. A daily tem um papel fundamental para a gestão de equipes remotas eficazes.

Porém, até agora eu mostrei tudo o que você deve abrir mão, mas é importante saber que existem coisas que você não pode negociar como um prazo assumido. Vamos falar sobre isso a seguir.

Flexibilize tudo, mas isso aqui você não pode negociar

Todo negócio tem obrigação de produzir um resultado. Até mesmo empresas sem fins lucrativos tem um propósito de gerar valor, e existem sempre passos e procedimentos para que este valor seja gerado. O resultado destes procedimentos de uma empresa geram algo que chamamos de entregáveis. Um entregável pode ser um produto manufaturado, um serviço prestado, uma consultoria ou qualquer coisa que faz a sua empresa. Medir a eficiência do negócio pelos entregáveis e sem dúvida a melhor prática.

Uma equipe remota, assim como uma equipe trabalhando localmente deve manter um constante nível de entregáveis, e isso deve acontecer todos os dias. Em um dia de 8 horas de trabalho, todo colaborador deverá entregar no mínimo oito entregáveis, um a cada hora, ou até mais. Para melhorar a medição, uma atividade que demanda várias horas ou dias pode ser quebrada em partes menores para que a medição seja mais eficiente.

Sempre pode acontecer atrasos, mas justificativas de atraso para times locais são mais facilmente aceitas, porque você pode ver toda atividade sendo conduzida e se o time está realmente focado e produtivo. Já para uma equipe remota é mais difícil justificar atrasos na execução de uma tarefa, e quando isso acontece a produtividade da equipe se torna uma dúvida.

Você deve verdadeiramente ser firme com todas as entregas e todos os prazos que foram acordados, e disso em hipótese alguma você pode abrir mão.

Você pode pedir para o seu time estabelecer um prazo para cada atividade, mas é fundamental que você garanta que os prazos sejam cumpridos.

Um antigo gerente me dizia o seguinte “Você vai definir o prazo e depois eu não vou ficar vindo aqui ver o que você está fazendo, eu vou te dar liberdade. Mas a data que você falou que vai entregar eu vou vir aqui te cobrar, e vou também perguntar na daily o que aconteceu para aquele prazo não ser concluído”.

Este é um truque psicológico que o meu antigo gerente usada, e este truque ou gatilho como costuma chamar vai garantir que o seu time seja altamente produtivo e eficaz.

Com o tempo você vai descobrir a diferente de um chefe e de um líder. Um gestor de equipes remotas deve ser um líder que vai fazer de tudo para a sua equipe ser altamente produtiva. E o seu papel não vai ser ficar delegando e cobrando tarefas.

Crie uma rotina que conceda ao seu time liberdade para trabalhar, e que tenham responsabilidade para que todos os entregáveis sejam concluídos dentro do prazo.

Crie reuniões diárias de alinhamento

A metodologia ágil de gestão de projetos dentro de TI ferramentas que merecem serem trazidas para o dia-a-dia da gestão de equipes remotas. As reuniões chamadas de dailys é um ritual que eu trouxe para o meu projeto com resultados comprovados.

Laptop in a coworking space

Em linhas gerais uma daily é uma reunião com 15 minutos de duração, e no escritório nós fazíamos em pé, para que ela seja verdadeiramente rápida, com todos os membros da equipe. A daily não é uma reunião de entendimento onde discute-se detalhes de cada tarefa, mas especialmente responde questões que na minha visão são mais importantes do que isso.

Cada participante deve responder às seguintes perguntas:

  • O que você fez desde a última daily e o que está fazendo agora?
  • Alguma coisa está impedindo?

A daily é um pouco mais do que uma reunião de alinhamento, mas especialmente é uma reunião psicológica onde conta-se os resultados, se expõe falhas e os membros do time assumem um compromisso.

E durante a daily que eles vão assumir que não estão sendo produtivos e você pode entender o motivo, mas a questão psicológica funciona da seguinte maneira. Se uma pessoa fala que vai fazer tal coisa, se comprometeu com aquilo, ela vai pensar duas vezes antes de não cumprir aquele compromisso. Isso é um poderoso gatilho mental, e você vai entender como ele funciona a seguir.

Alguém que se compromete não falha

O Judô é um esporte onde os participantes aprendem como usar o peso do outro lutador em seu favor. A gestão de equipes deve se valer do mesmo princípio, mas aqui eu quero acrescentar um poderoso gatilho mental que somado com o princípio do Judô vão fazer as pessoas agir na direção que você comandar.

Se você ainda não sabe o que é um gatilho mental, entenda neste ponto que é um disparador de comportamento instintivo. Por este motivo os gatilhos são poderosos porque as pessoas não precisam pensar antes de agir, elas simplesmente fazem.

Este gatilho está associado ao medo da crítica, que afeta a maioria das pessoas, fazendo com que elas se afastem de qualquer situação onde elas vão estar expostas. Acontece que o tempo todo estamos fugindo de problemas com a imagem mental fixa “mas o que os outros vão pensar de mim?”. Para evitar isso as pessoas fazem qualquer coisa, até mesmo trabalhar o dobro.

Por este motivo este é um gatilho poderoso.

Quando alguém se compromete publicamente, não importa com o que ela está se comprometendo, as chances da realização são incrivelmente maiores do que se ela recebesse uma tarefa imposta. Esta é uma das maiores ferramentas que qualquer gestor deve saber usar.

Você não precisa fazer muitas cobranças, ou ficar no pé deles para eles serem produtivos, espeque que cada pessoa se comprometa e que ela se sinta responsável em concluir aquela atividade. Ela não vai falhar.

Um compromisso declarado publicamente ativa o gatilho mental, porque instintivamente ela não quer falhar na frente de todos e se expor, porque “o que os outros vão pensar de mim?”. Mas procure não forçar o compromisso, porque o colaborador com medo de dizer não pode até concordar, mas você não ativou o gatilho mental e neste momento você perde toda a eficácia desta técnica. .

Este é um gatilho psicológico. As pessoas que assumem publicamente um compromisso, costumam serem fiéis para concluí-lo dentro do prazo, e com a prática, você vai melhorando em termos de persuasão, você pode fazer o seu time assumir o prazo que você precisa, e realizar atividades específicas, e eles vão achar que a decisão partiu deles. Aí está um golpe de Judô muito bem aplicado, vencendo a luta com toda a energia do seu oponente.

Quando alguém chegar na daily com a atividade atrasada, a única coisa que você precisa perguntar é “o que aconteceu para o prazo não ser cumprido?”. E o gatilho disparou.

Durante a daily cada pessoa do seu time estará exposta e ela vai precisar se justificar abertamente porque não concluiu a atividade. Talvez ela se justifique com um impeditivo externo, mas tenha certeza que o gatilho mental a afetou e ela quer que aconteça novamente.

Defina premissas e faça deles o seu guia

No começo deste artigo eu falei sobre importantes premissas chaves ou princípios que utilizo para conduzir os meus projetos e atividades.

Eu vou listar todas elas, e que fazem parte destes três grandes blocos.

1. Desenvolva o seu poder pessoal todos os dias

2. Seja obcecado por planejamento

3. Crie hábitos de Gestão

4. Use princípios

Eu tenho como minhas premissas fundamentais que eu preciso me desenvolver todos os dias, que eu faça planejamentos constantes e avalie sempre o desempenho deles, que eu tenha hábitos de gestão, que sempre treine a minha gestão todos os dias, que eu entenda o que aconteceu com os erros e planeje como fazer para eles não acontecerem novamente. Mas principalmente eu tenha estes princípios para fazer este mecanismo girar sempre.

Todos os itens foram distribuídos e alinhados de acordo com a minha necessidade e foram colocados na ordem de importância e que mais funcionaram. Fique a vontade de alterar esta lista, mas saiba que ela exatamente como está tem o funcionamento comprovado.

E eu recomendo fortemente que você os imprima e compartilhe com o seu time.

1. Desenvolva o seu poder pessoal todos os dias

1.1 Delete da mente aquilo que não é importante

1.2 Descubra o quanto antes aquilo que você não sabe

1.3 Dor + Reflexão = Progresso

1.4 Faça o que você se propôs a fazer

1.5 Seja obcecado pela simplicidade

 

2. Seja obcecado por planejamento

2.1 Defina Objetivos Claros

2.2 Diagnostique os problemas para atingir causas raízes

2.3 Veja os processos por uma perspectiva elevada

2.4 Tenha bons controles para não ficar exposto a desonestidade dos outros

 

3. Crie hábitos de Gestão

3.1 Faça o que for necessário para atingir os resultados

3.2 Atribua responsabilidade de forma clara

3.3 Crie uma cultura que seja ok cometer erros e inaceitável não aprender com eles

3.4 Identifique e não tolere problemas

3.5 Seja íntegro e cobre o mesmo dos outros

3.6 Seja radicalmente transparente

3.7 Assim que uma decisão for tomada, todos devem apoiá-la, mesmo que alguns ainda discordem.

3.8 Aprenda a tomar decisões de maneira eficiente

3.9 Forneça feedback constante

3.10 Identifique rapidamente impeditivos

 

4. Use princípios

4.1 Anote seus princípios em um guia como este

4.2 Publique seus princípios para que o seu time saber as regras do jogo que todos estão jogando.

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